Comment éviter les surcoûts pour la création d'un logiciel d'entreprise ?

Définition du besoin

La première chose à faire, et sans aucun doute la plus importante est de définir clairement vos besoins pour l'outil informatique que vous souhaitez. Il est difficile d'imaginer ce qu'ils va vous falloir exactement avant de voir déja un aperçu du produit final. Les détails peuvent également être difficile à concevoir dans le vide et n'apparaissent généralement qu'une fois qu'une bonne partie du produit est créée.

Cela peut poser problème, car plus les modifications intervienent tard dans le processus de développement, plus ceux-cis sont coûteux. Imaginons par exemple que vous ayez besoin d'une application pour programmer vos interventions chez vos clients, avec une dizaine d'employés qui sont amenés à intervenir sur site. Mais vous avez omis de mentionner à votre prestataire que certaines interventions nécéssite deux personnes, et donc celui-ci n'a pas pris cette possibilité en compte et maintenant vous ne pouvez programmer qu'une seule personne à la fois.

Suivant l'avancement du développement au moment ou l'omission est décelée, la modification peut demander de gros changements et donc avoir un coût non-négligeable, que le prestataire prendra peut-être à sa charge si le reste du projet a été bénéficiaire pour lui, mais pourra également demander un rajout de votre part en arguant que cette fonctionalité n'était pas présente dans les documents de définition du projet...

Voilà pourquoi il est important de bien clarifier votre besoin réel puis d'écrire les spécifications détaillées.

Spécifications détaillées

Et c'est bien pour cela qu'il vous faut des spécifications les plus détaillées possible. (Nous préparons un article sur exactement ce que sont des spécifications, abonnez-vous par mail pour ne pas le rater), mais en bref les spécifications explique de la façon la plus exhaustive possible toutes les fonctionalités de l'application en création.

Votre prestataire devra être partie prenante à cette étape et vous apportez son expertise, mais c'est vous qui devrez en quelque sorte quider sa main pendant qu'il dessine les contours de votre futur logiciel. Il pourra recommander des solutions, mais vous devrez arriver à exprimer clairement quel doit être le résultat final et présenter les calculs ou autres opérations nécéssaires de façon précise.

Agissez comme si tout était possible (car tout est possible, il s'agit seulement d'une question de coût) et un prestataire sérieux vous avisera lorsque des choses trop complexes dépasseraient le devis initial et vous proposera des solutions alternatives.

Choix du prestataire

On a tous entendus parler de gérants d'autre entreprises qui, après avoir payé le double du devis initial n'ont toujours pas obtenu d'application fonctionnelle. Si vous-même en avez été victime, pourriez-vousnous contacter pour nous en dire plus ? C'est un sujet dont il me semble qu'il faudrait parler plus ouvertement.

Ces entreprises, souvent à l'étranger, mais pas toujours, attirent les clients avec des offres extrêmement alléchantes, avec des taux journaliers pouvant desscendre jusqu'à 150 €. Je veux être clair la dessus : Le taux journalier n'indique aucunement le prix du produit fini, et surtout pas si le prestataire travaille "en régie" (cela signifie que vous êtes facturé pour chaque jour travaillé, peu importe si votre logiciel progresse ou pas). Cette méthode de travail se retrouve également beaucoup chez les grosses ESN qui envoient des "consultants informatiques" chez leur client (vous) qui ne sont en fait que des programmateurs payés 10% de ce qui vous sera facturé...

Je vous recommande donc de privilégier la méthode du forfait, dans laquelle, d'après la communication de votre besoin, le prestataire vous remet un devis avec obligation de résultats. De ce fait le risque de dépassement budgétaire est placé sur votre prestataire et non sur votre entreprise.

On comprend mieux maintenant l'importance d'avoir des spécifications fonctionnelles détaillées. En effet, si vous avez oublié une fonctionalité dans celles-cis, le prestataire pourra maintenir que l'application est terminée puisque tout ce qui était dans les spécification est réalisé.

Conclusion

Il me semble que pour éviter les dépassements budgétaires lors de la création d'un progiciel sur mesure, il faut que le donneur d'ordre soit proactif et vigilant à chaque étape du processus, mais également qu'il fasse initialement le bon choix de prestataire. Plus facile à dire qu'à faire me direz-vous. Effectivement, et c'est d'ailleurs pourquoi je pense que cela fera l'objet d'un prochain article sur 6 Pixels.

Avant de clore cet article, je souhaitais juste vous donner un aperçu de notre foncionnement à 6 Pixels : en premier lieu un client nous contacte avec une idée, un projet de développement spécifique. Après discussion, si il s'avère qu'utiliser un logiciel déja existant ne sera pas possible, nous allons clarifier son besoin oralement pour être en mesure d'établir un devis.

Sur cette base, nous travaillerons ensemble pour écrire les spécifications détaillées, en avertissant le client si certaines fonctionalités risquent de faire dépasser le budget initial. Dans ce cas, soit la fonctionalité est ajournée, soit elle est simplifiée, soit le devis est revu à la hausse. Ce processus prend du temps, mais si vous arrivez à le suivre avec votre prestataire, les surcoûts n'existeront plus.