Comment choisir un logiciel interne en SaaS ?

Multiplicité des choix

Faites une recherche pour "logiciel de comptabilité en ligne" sur google. (Vous n'avez qu'à cliquer sur le lien précédant) Regardez combien de résultats existent. Quand je l'ai fait en 2022 il y avait plus de 5 millions de résultats. Oui 5 Millions ! Même en supposant que seul 1% de ces pages représentent effectivement un logiciel de comptabilité, cela fait tout de même 50 000 logiciels potentiels. Evidemment, les logiciels de compta sont peut-être un exemple spécial car toutes les entreprises en ont besoin. Mais essayons par exemple la recherche "logiciel crm en ligne" : 2 000 000 résultats.

Tout est à l'avenant : logiciel production en ligne, logiciel ERP en ligne, etc... Plusieurs millions de résultats à chaque fois.

De plus, l'offre pour la plupart de ces logiciels d'entreprise en ligne étant extrêmement vaste, la concurrence est très rude et les éditeurs tombent souvent dans le piège des interfaces truquées (prix faussement promotionnels, essais gratuits avec carte de crédit, limite de temps artificielle, etc...) pour faire en sorte que les clients s'inscrivent.

Dans ces conditions, comment voulez-vous qu'un gérant de PME puisse faire un choix éclairé quand au logiciel en libre service à choisir ?

Même si je sens déja que ça ne va pas être facile, je vais essayer dans cet article de faire un peu de lumière sur le choix éclairé d'un logiciel interne d'entreprise en ligne. Si vous êtes à la recherche d'un logiciel d'un type spécifique, je peux m'occuper de rechercher et comparer les alternatives pour en faire un nouvel article. Contactez-nous pour nous en parler.

Renseignements auprès de personnes de confiance

La première chose à faire lorsque vous avez besoin d'un nouveau logiciel est évidemment d'en parler autour de vous, à vos employés, à d'autres chefs d'entreprises, à vos employés, mais pourquoi pas aussi à vos voisins et amis qui peuvent avoir des opinions ou des idées intéressantes. Vos employés notamment, si ceux-cis seront amenés à travailler avec le logiciel, auront sans doute déja leur opinion sur le logiciel à utiliser, peut-être même en ont-ils testé quelques-uns voire utilisent déja la version gratuite du logiciel en détournant ses limitations.

Vous pouvez également demander à des étrangers dans des forums publics sur internet quel logiciel choisir, mais attention dans ce cas car des employés des diverses sociétés qui fournissent ce service seront vigilants à ce type de question et ne manqueront pas d'affirmer que leur solution est la meilleure. La suite de cet article devrait toutefois vous épargner tout déboire avec ce type de prestataire.

Questions au prestataire

Une fois que vous avez réduit la liste de logciels potentiels à moins de 10 prétendants à partir de l'information publiée publiquement par ceux-cis, vous pouvez commencer à rentrer dans les détails en leur posant des questions directes.

Cela vous permettra en outre de tester la réactivité de leur service client. A noter toutefois que souvent le service client privilégie les prospects aux clients, donc le délai ne sera pas forcément le même après vous être abonné chez eux. Avec un peu de chance la première étape aura éliminé les entreprises ayant recours à ce type de pratiques.

A cette étape, assurez-vous que le logiciel correspond bien à l'usage que vous comptez en faire. Vous avez bien déterminé toutes les fonctionalités dont vous avez besoin d'abord, n'est-pas ? Si ce n'est pas le cas, faites le avant d'aller plus loin. Et inscrivez-vous pour recevoir nos articles par email car nous publierons prochainement un article sur la façon de déterminer vos besoins logiciels.

Si d'après le service client du prestataire leur offre correspond bien à vos besoins, il reste maintenant à vérifier la véracité de cette information.

Tests internes

Les derniers logiciels dans votre liste de potentialités sont maintenant plutôt conforme à vos attentes. Il ne reste plus qu'à faire des tests en grandeur réelle pour vérifier que tout fonctionne comme vous l'attendez. Cette étape peut-être très chronophage car vous devrez apprendre à utiliser toutes les fonctionalités du logiciel dont vous aurez besoin pendant les prochaines années. Je recommande toutefois de ne pas passer moins d'une journée sur cette étape d'évaluation qui va être cruciale pour le fonctionnement de votre entreprise dans le futur.

Intégration des données existantes

L'évaluation interne doit établir la possiblité de dérouler votre processus de bout en bout. Si il s'agit par exemple d'un logiciel de facturation, vous devrez tout d'abord intégrer vos données existantes dans l'application. Faites le processus d'import de vos clients, vos produits, vos factures et devis etc d'un bout à l'autre. Il n'est pas suffisant de tester une entrée manuelle de 3 ou 4 produits car vous n'allez pas en entrer 100 ou 1000 ou 10 000 de la sorte. Si cela vous prend plus d'une heure, demandez au service client si ils peuvent prendre cet aspect en charge. La réponse sera souvent affirmative.

Evaluation du processus

Une fois que toutes vos données sont dans le nouveau logiciel, faites le processus que celui-ci vous permet d'améliorer d'un bout à l'autre. Pour reprendre l'exemple du logiciel de facturation, établissez déja un devis pour un client fictif, envoyez-le par email et vérifiez qu'il arrive bien. Faites ensuite le processus d'approbation du devis qui peut varier suivant les applications, mais vérifiez que celui-ci fonctionne d'une façon qui vous convienne, puis transformez le devis en facture jusqu'au paiement (qui peut être en ligne) et à l'envoi en comptabilité.

Vérifiez de la même façon exhaustive toutes les fonctionalités du logiciel. Ce processus est long et peut vous rebuter face aux urgences que vous devez sans aucun doute gérer, mais je vous implore de bloquer le temps (le votre ou celui d'une autre personne de votre société) nécéssaire pour le faire, car le choix d'un logiciel qui est au coeur de votre entreprise vous engagera sur la durée. Bien entendu, la sélection d'un logiciel de gestion des absences pour une entreprise de moins de 10 salariés ne demandera pas la même rigeur.

Vérifications

Quelques vérifications restent à faire sur les derniers candidats restants :

Intégration des applications existantes

Si vous souhaitez dans le futur intégrer les données produites ou réçues par votre nouveau logiciel à un autre logiciel, il est opportun de vérifier dès maintenant que cela soit possible. Si vous voulez que votre logiciel de gestion de production envoie directement les infos de découpe aux postes de travail dans l'atelier, ou que votre logiciel de facturation puisse alimenter votre logiciel de comptabilité, ou encore que votre outil de demande de devis puisse créer des devis automatiquement sur votre logiciel de facturation, vérifiez-le dès maintenant. A noter que même si le logiciel ne le permet pas directement, il est souvent possible par utilisation d'APIs de faire communiquer deux logiciels qui ne sont pas prévus pour. Dans ce cas il sera sans doute nécéssaire de faire appel à des compétences externes pour le faire.

Sécurisation des données vis à vis des exigences légales

Si vous manipulez des données sensibles, il faut que le prestataire vous assure par écrit que les exigences légales en la matière seront respectées. Vous devrez l'ajouter en tant que sous traitant à votre PSSI. Les outils permettant la gestion des fiches de paie par exemple, doivent conserver les bulletins de salaire dématérialsés pendant 50 ans !

Solidité de l'entreprise prestataire

Comme vous le voyez, ce processus est relativement long. Je suppose que vous n'aurez pas vraiment envie de recommencer l'année prochaine, vous devez donc vous assurer que l'entreprise pourra tenir dans la durée.

Les offres gratuites ou trop alléchantes sont par exemple souvent le fruit d'un travail à perte qui ne peux tenir dans la durée, ayant pour seul but d'attirer le maximum de clients pour ensuite revendre l'entreprise (modèle "startup"). A éviter aboslument si vous souhaitez travailler avec votre outil plusieurs années.

Les grands groupes ne sont pas en reste et arrêtent souvent des produits qui ne sont plus trop utilisés, dont la maintenance leur coute trop cher ou pour d'autres raisons.

Il reste difficile d'évaluer si le produit sera maintenu dans la durée, ou si sa maintenance et son évolution ne seront pas bientôt mis de côté. Je n'ai pas de solution miracle à ce problème, mais je vais essayer d'y réfléchir de façon plus approfondie pour en faire un nouvel article.

Conclusion

Cet article a fini par devenir très long, mais j'espère néanmoins qu'il vous aidera à faire un choix éclairé la prochaine fois que vous devrez évaluer et choisir un nouveau logiciel interne. Si vous ne reteniez qu'une chose, j'aimerais qu'elle soit celle-ci : prenez le temps nécéssaire, il vous sera largement rendu en évitant les frustrations futures.

Et vous, avez-vous eu des problèmes lors de l'aquisition d'un logiciel en libre service sur internet ? Parlez-nous en, cela nous aidera à écrire de meilleurs articles. Merci !